Можно назначить задачи и шаги процесса утверждения сотрудникам в организационной иерархии. Следующая информация поможет настроить иерархию и назначить шаги этапа утверждения сотрудникам в иерархии.

Настройка организационной иерархии

Для настройки организационной иерархии необходимо выполнить настройку сотрудников, заданий и должностей. Дополнительные сведения см. в разделе Настройка модуля "Управление персоналом".

Настройка лимитов утверждения и расходов

Можно настроить лимиты утверждения и расходов и назначить задачу или шаг утверждения сотрудникам на основе этих лимитов. Выполните следующие процедуры для настройки лимитов утверждения и расходов.

Создание типа лимитов

Тип лимитов- это лимит утверждения или лимит расходов, связанный с конкретным типом документа. Например, можно создать лимит утверждения для заявок на покупку или лимит расходов для отчетов о расходах.

Следующая процедура используется для создания типа лимитов.

  1. Откройте форму Типы лимитов( Основное> Настройка> Типы лимитов).

  2. Чтобы создать новую строку, нажмите CTRL+N.

  3. В поле Код лимитавведите идентификационный код для предела. Например, при создании лимита утверждения для заявок на покупку можно выбрать код лимита PurchApprovalLimit.

    Код лимита не может содержать пробелов.

  4. В поле Тип лимитоввыберите Лимит утвержденияили Лимит расходов.

  5. В поле Тип документавыберите тип документа, к которому применяется данный тип лимитов.

  6. В поле Описаниевведите описание лимита, например, Лимит утверждения заявки на покупку.

  7. Сохраните изменения.

Укажите сумму лимита по умолчанию для каждого задания

Укажите сумму лимита по умолчанию для сотрудников в каждом задании. Например, по умолчанию вы, возможно, не хотите, чтобы снабженцы утверждали заявки на покупку на сумму, превышающую $500. Или, возможно, вы не хотите, чтобы менеджеры по снабжению утверждали заявки на покупку на сумму, превышающую $5000.

Следующая процедура используется для определения суммы лимита по умолчанию для задания.

  1. Откройте форму Задания( Основное> Настройка> Задание).

  2. Выберите задание и щелкните Настройка> Лимиты по умолчанию. Отображается форма Лимиты по умолчанию.

  3. Чтобы создать новую строку, нажмите CTRL+N.

  4. В поле Код лимитавыберите тип лимита.

  5. В поле Лимит по умолчаниювведите сумму по умолчанию, которую сотрудники для выбранного задания могут утверждать или тратить (в зависимости от типа лимитов, выбранного на предыдущем шаге).

  6. В поле Валютавыберите валюту, которая соответствует данной сумме.

  7. В поле Начальная датавведите дату, в которую данная сумма лимита по умолчанию начнет действовать.

  8. В поле Заключительная датавведите дату, в которую данная сумма лимита по умолчанию перестанет действовать.

  9. Сохраните изменения.

  10. Повторите эту процедуру для каждого задания.

Определение суммы лимита для каждого сотрудника

Укажите сумму лимита для каждого сотрудника. Сумма, которую вы вводите во время этой процедуры, отменит сумму, введенную при выполнении предыдущей процедуры.

Например, по умолчанию, вы, возможно, не хотите, чтобы менеджеры по снабжению утверждали заявки на покупку на сумму, превышающую $5000, и при этом хотите, чтобы Инга, старший менеджер по снабжению, могла утверждать заявки на покупку на сумму до $10 000.

Следующая процедура используется для определения суммы лимита для сотрудника.

  1. Откройте форму Сотрудник( Основное> Общие формы> Данные о сотруднике).

  2. Выберите сотрудника и щелкните Настройка> Лимиты. Отображается форма Лимиты.

  3. Чтобы создать новую строку, нажмите CTRL+N.

  4. В поле Код лимитавыберите тип лимита.

  5. В поле Лимитвведите сумму, которую выбранный сотрудник может утверждать или тратить (в зависимости от типа лимитов, выбранного на предыдущем шаге).

  6. В поле Валютавыберите валюту, которая соответствует данной сумме.

  7. В поле Начальная датавведите дату, в которую данная сумма лимита начнет действовать.

  8. В поле Заключительная датавведите дату, в которую данная сумма лимита перестанет действовать.

  9. Установите флажок Активно.

  10. Сохраните изменения.

  11. Повторите эту процедуру для каждого сотрудника.

Настройка функций назначений на основе иерархии

Можно назначить задачу или шаг утверждения сотрудникам в организационной иерархии. Для понимания назначений на основе иерархии предположим, что у вас есть следующая иерархия.

Имя

Задание

Утвержденное ограничение

Анна

Генеральный директор

$20 000

Пометка

Президент компании

$10 000

Выставление счета

Вице-президент компании

$5 000

Лиза

Региональный менеджер

$1 000

Кевин

Менеджер по продажам

$500

Сэм

Продавец

$100

Предположим, вы хотите назначить шаг утверждения заявки на покупку пользователям в этой иерархии. Для этого потребуется выполнить следующую процедуру.

  1. Откройте форму Назначение. Информацию об открытии этой формы см. в Настройка стадии утверждения.

  2. Выберите функцию на основе иерархии.

  3. Система должна выполнить поиск по диапазону имен сотрудников в иерархии. Эти имена представляют сотрудников, которым можетбыть назначен шаг утверждения.

    Чтобы система выполнила поиск по диапазону имен, необходимо указать начальную и конечную точку диапазона.

    • Для указания начальной точки выберите человека из списка Начать с.

      Поскольку в данном примере вы настраиваете шаг утверждения заявки на покупку, можно выбрать Заявитель. (Это поле заявки на покупку, содержащее имя сотрудника.)

      Система определит, кто подает заявку на покупку. Предположим, что заявку на покупку подал Сэм. Это означает, что система начнет поиск имен сотрудников, которые расположены в иерархии выше Сэма.

    • Для определения конечной точки щелкните Создать условие остановки.

      Отображается форма Редактор условий бизнес-правил. Введите условие для указания места в иерархии, в котором система должна остановить поиск имен.

      Например, если вы хотите, чтобы система остановила поиск на имени Лизы, можно ввести следующее условие: Уровень линейного менеджера = 2. (Это связано с тем, что Лиз является менеджером второго уровня для Сэма.)

      Если вы хотите, чтобы система остановила на имени Билла, можно ввести: Название должности - Вице-президент компании.

      Если вы хотите, чтобы система остановила на имени Марка, можно ввести: Лимит утверждения = 10 000.

  4. Теперь система нашла диапазон имен сотрудников из иерархии, необходимо указать, каким сотрудникам назначен шаг утверждения.

    • Если выбрать Назначить всем найденным пользователям, шаг утверждения назначается всем сотрудникам в диапазоне.

    • Если выбрать Назначить только последнему найденному пользователю, шаг утверждения будет назначен только последнему сотруднику в диапазоне.

    • Если выбрать Не назначать пользователям, отвечающим следующему условию, система не назначит шаг утверждения пользователям в диапазоне, которые отвечают определенному условию. Щелкните Создать условиедля определения условия.

  5. Щелкните OK.