Глобальная адресная книга может помочь разобраться во взаимосвязях сотрудников и организаций, возникающих в компании. Например, клиент, возможно, также возглавляет маркетинговую кампанию, а некоторые сотрудники входят в число клиентов.

Существует два способа ввода записей в глобальную адресную книгу. Иногда при вводе записи для лица или организации неизвестно, каким образом они будут взаимодействовать с компанией, либо известно, что они будут выступать в нескольких ролях. В этом случае можно создать запись в глобальной адресной книге, а роль указать позже. Если известно, в каком качестве будут выступать лицо или организация (например, они могут выступать в роли клиента или конкурента), можно создать запись в соответствующей форме. При этом запись в глобальной адресной книге создается автоматически.

Кроме того, глобальную адресную книгу можно использовать для создания виртуальных компаний. Хотя одна глобальная адресная книга, совместно используемая всеми компаниями, позволяет централизованно отслеживать каждый объект, связанный с компанией, иногда совместное использование данных из разных сфер деятельности запрещено отраслевыми нормами. В этом случае можно создать виртуальную компанию и хранить записи в "новой" глобальной адресной книге. При наличии виртуальных компаний можно назначить пользователям разрешения таким образом, что разные виртуальные компании смогут просматривать только определенные пользователи. Дополнительные сведения о создании виртуальной компании см. в разделе Создание виртуальных компаний для глобальных адресных книг.