В документообороте участвуют три основные группы лиц: инициатор, лица, которым назначена задача, и утверждающие. Например, в следующем документообороте отчетов о расходах Петр — инициатор, Иван — лицо, которому назначена задача, а Федор, Светлана и Анна — утверждающие.
В следующих разделах объясняется, какие действия в рамках документооборота может выполнять каждая из указанных групп.
Действия,
которые может выполнять инициатор
Инициатор запускает экземпляр документооборота, представляя документ на обработку и утверждение. Он делает это с помощью нескольких форм в Microsoft Dynamics AX. Например, для представления заявки на закупку инициатор использует форму Заявки на закупку. Отчет о расходах инициатор представит с помощью формы Отчет о расходах.
В этих формах имеется кнопка Отправить, которая позволяет инициаторам отправлять документы на обработку и утверждение.
Действия,
выполняемые лицом, которому назначена задача
Задачу можно назначить нескольким сотрудникам, но только один из них может ее выполнить.
Пусть в рамках документооборота, описанного выше, Петр представил отчет о расходах и направил подтверждающие документы Ивану. Иван должен выполнить одно из следующих действий: завершить, делегировать или запросить изменение.
Примечание
|
|---|
|
Набор доступных действий может меняться в зависимости от того, как разработчик программы спроектировал эту задачу. |
Завершить
Когда пользователь завершает задачу, документ, отправленный на обработку, назначается следующему пользователю в документообороте (если это необходимо). Если дополнительной обработки не требуется, процесс документооборота завершается.
Например, если используется описанный выше документооборот, пусть Петр представил отчет о расходах и направил подтверждающие документы Ивану. В этом случае задача Ивана заключается в проверке этих документов. После того как Иван выполнит эту задачу, отчет о расходах назначается Федору для утверждения.
Делегировать
Если пользователь делегирует задачу, она назначается другому пользователю.
Например, если используется описанный выше документооборот, пусть Петр представил отчет о расходах и отправил подтверждающие документы Ивану. Иван делегирует эту задачу Марии, своему помощнику.
После этого Мария действует от имени Ивана. Это означает, что когда Мария выполнит эту задачу, заявка на закупку будет назначена Федору для утверждения, как если бы эту задачу выполнил Иван.
Запросить изменение
Если пользователь запрашивает изменение представленного документа, этот документ возвращается инициатору.
Например, если используется описанный выше документооборот, пусть Петр представил отчет о расходах и направил подтверждающие документы Ивану. Иван замечает в этом отчете несколько ошибок и запрашивает изменения. Заявка на закупку возвращается Петру.
Петр может снова представить отчет о расходах, с изменениями или без них. Если Петр повторно представил отчет о расходах, Иван должен проверить подтверждающие документы снова.
Действия,
которые может выполнить утверждающий.
Когда документ назначается утверждающему, последний может выполнить одно из следующих действий: утвердить, отклонить, делегировать или запросить изменение.
Утвердить
Когда утверждающий утверждает документ, этот документ назначается следующему пользователю в документообороте (если это необходимо). Если дополнительной обработки не требуется, процесс документооборота завершается.
Например, если используется описанный выше документооборот, пусть Петр представил отчет о расходах в сумме $ 6 000, и в настоящее время этот отчет назначен Федору. Когда Федор утвердит этот документ, последний будет назначен для утверждения Светлане. Когда Светлана утвердит его, процесс документооборота будет завершен.
Отклонить
Когда утверждающий отклоняет документ, процесс документооборота завершается.
Например, если используется описанный выше документооборот, пусть Петр представил отчет о расходах в сумме $ 12000, и этот отчет назначен Светлане. Если Светлана отклонит этот отчет о расходах, процесс документооборота будет завершен.
Петр может представить отчет о расходах повторно, с изменениями или без них. В этом случае процесс документооборота начнется сначала.
Делегировать
Когда утверждающий делегирует документ, этот документ назначается для утверждения другому пользователю.
Например, если используется описанный выше документооборот, пусть Петр представил отчет о расходах в сумме $ 12000, и этот отчет назначен Федору. Федор делегирует этот отчет о расходах Анне.
Теперь Анна будет действовать от имени Федора. Это означает, что если Анна утвердит этот документ, он будет назначен для утверждения Светлане, как если бы его утвердил Федор. Как только Светлана утвердит документ, он переходит на утверждение к Анне.
Запросить изменение
Если утверждающий запрашивает изменение документа, этот документ возвращается инициатору.
Например, если используется описанный выше документооборот, пусть Петр представил отчет о расходах в сумме $ 12000, и этот отчет назначен Светлане. Если она запрашивает изменение, отчет о расходах возвращается Петру.
Петр может представить отчет о расходах повторно, с изменениями или без них. В этом случае отчет о расходах направляется на утверждение Федору, поскольку Федор — первый утверждающий в процессе утверждения.
