Чтобы добавить процесс утверждения к документообороту, необходимо выполнить следующие действия.

1. В форме Документооборот: <название документооборота>выберите вкладку Подробно.

2. Щелкните верхний узел в окне Элементы документооборота.

3. Нажмите Добавить, а затем выберите процесс утверждения, который требуется добавить.

   Процесс утверждения будет добавлен в представление в виде дерева. При необходимости его можно переместить вверх или вниз.

   Обратите внимание, что в нижней части формы появились несколько вкладок. Они будут использоваться для выполнения следующих процедур.

Чтобы ввести название процесса утверждения, необходимо выполнить следующие действия.

1. Выберите вкладку Обзор.

2. В поле Название процесса утверждениявведите уникальное название для процесса утверждения.

Чтобы указать, когда этот процесс утверждения (и все его шаги) должен быть завершен, необходимо выполнить следующие действия.

Примечание
Указанные здесь параметры имеют больший приоритет, чем параметры, выбранные на вкладках Назначениеи Эскалациядля каждого шага утверждения.

1. Выберите вкладку Обзор.

2. Разверните область Настройка предельного срока для процесса утверждения..

3. Укажите, когда этот процесс утверждения (и все его шаги) должен быть завершен. Выберите один из следующих вариантов.

   • В часах— если переключатель установлен в это положение, введите число часов, в течение которых этот процесс утверждения должен быть завершен, а затем выберите календарь, который используется в организации.

   • В днях— если переключатель установлен в это положение, введите число дней, в течение которых этот процесс утверждения должен быть завершен, а затем выберите календарь, который используется в организации.

   • В неделе— если переключатель установлен в это положение, введите число недель, в течение которых этот процесс утверждения должен быть завершен.

   • В месяцы— если переключатель установлен в это положение, выберите день и неделю, когда этот процесс утверждения должен быть завершен. Например, можно указать, что этот процесс утверждения должен быть завершен до пятницы третьей недели месяца.

   • В годах— если переключатель установлен в это положение, выберите день, неделю и месяц, когда этот процесс утверждения должен быть завершен. Например, можно указать, что этот процесс утверждения должен быть завершен до пятницы третьей недели декабря.

4. По истечении предельного срока представленный документ обрабатывается автоматически. Укажите действие, которое должно быть выполнено в этом случае. Кроме того, возможно, потребуется выбрать время и часовой пояс.

Можно настроить систему на автоматическую обработку документов, которые соответствуют определенным условиям. Например, можно настроить систему на автоматическое утверждение заявок на закупку, сумма которых меньше $100.

Чтобы настроить систему на автоматическую обработку документов, которые соответствуют определенным условиям, необходимо выполнить следующие действия.

1. Выберите вкладку Автоматические действия.

2. Разверните область Включение автоматических действий.

3. Щелкните Добавить условие.

4. Введите условие.

5. При необходимости введите дополнительные условия.

6. Чтобы убедиться, что введенные условия настроены верно, щелкните Проверить условие. Откроется форма Редактор условий документооборота.

   Выберите запись в области Проверка условияформы. Щелкните Проверить. Система оценит запись и определит, соответствует ли она указанным условиям.

   Например, пусть, как в приведенном выше примере, заявки на закупку, сумма в которых меньше $100, должны утверждаться автоматически. В области Проверка условияэтой формы будет выведен список заявок на закупку. Если нажать кнопку Проверить, система проверит выбранную заявку на закупку, чтобы определить, соответствует ли она условию сумма к утверждению < 100.

7. Нажмите кнопку ОК. Откроется форма Документооборот: <название документооборота>.

8. Из списка Действиевыберите действие, которое требуется выполнять автоматически.

Можно отправлять уведомления пользователям, когда документ, направленный в этот процесс утверждения, утвержден, делегирован, эскалирован или отклонен, либо при запросе изменения.

Чтобы указать, когда следует отправлять уведомления, необходимо выполнить следующие действия.

1. Выберите вкладку Уведомления.

2. Установите флажок около нужного события:

   • Утверждение— если этот флажок установлен, уведомления будут отправляться, когда документ утвержден;

   • Делегирование— если этот флажок установлен, уведомления будут отправляться, когда документ назначается для утверждения другому пользователю;

   • Эскалация— если этот флажок установлен, уведомления будут отправляться, если пользователю не удалось обработать документ;

   • Отклонение— если этот флажок установлен, уведомления будут отправляться, когда документ отклонен;

   • Запрос изменения— если этот флажок установлен, уведомления будут отправляться, если пользователь запросил изменение для документа.

3. Для каждого отмеченного события укажите получателей уведомлений. Необходимо выполнить следующие действия.

   • Выберите событие.

   • Нажмите Выбрать. Откроется форма Назначение.

   • Если требуется отправлять уведомления всем пользователям в определенной группе, установите переключатель в положение По ролям, а затем выберите нужную группу пользователей.

   • Если требуется отправлять уведомления отдельным пользователям, установите переключатель в положение По пользователям, а затем выберите нужных пользователей.

   • Нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть форму Назначение.

4. Чтобы ввести текст уведомления, нажмите Задать.

   Откроется форма Редактирование сообщения.

5. Из списка Настроенные языкивыберите язык, который будет использоваться при вводе текста.

6. Введите нужный текст в поле Текст сообщения.

   Для персонализации уведомлений можно вставить заполнители, которые будут заменены соответствующими данными, когда пользователи будут просматривать уведомления.

   Чтобы вставить заполнитель:

   • Щелкните нужную позицию в тексте, чтобы указать, где должен находиться заполнитель.

   • В списке Доступные заполнителивыберите заполнитель, который требуется вставить;

   • Нажмите Вставить.

7. Выполните шаги 5 - 6 для каждого языка из списка Настроенные языки.

   Если текст для какого-либо из перечисленных языков не введен, а клиент Microsoft Dynamics AX пользователя настроен на использование этого языка, этот пользователь увидит данный текст на языке по умолчанию.

8. Нажмите кнопку ОК. Откроется форма Документооборот: <название документооборота>.

Если в этом процессе утверждения предусмотрен только один утверждающий, можно назначить ответственного за окончательное утверждение. Лицо, ответственное за окончательное утверждение, будет утверждать документы, представленные утверждающим.

Чтобы определить ответственного за окончательное утверждение, необходимо выполнить следующие действия.

1. Выберите вкладку Дополнительно.

2. Установите флажок Необходим ответственный за окончательное утверждение.

3. Из списка выберите пользователя, который будет выполнять окончательное утверждение.

Когда документ назначен пользователю для утверждения, пользователь должен его обработать. Укажите, какие действия должны быть доступны пользователям.

1. Выберите вкладку Дополнительно.

2. Установите флажок Утвердить, если требуется, чтобы пользователи могли утверждать документы.

3. Установите флажок Отклонить, если требуется, чтобы пользователи могли отклонять документы.

4. Установите флажок Запросить изменение, если требуется, чтобы пользователи могли запрашивать изменение документов.

5. Установите флажок Делегировать, если требуется, чтобы пользователи могли назначать документы другим пользователям для утверждения.

Пошаговые инструкции по добавлению и настройке шагов утверждения см. в разделе Настройка стадии утверждения.