Первый этап в создании документооборота — это выбор шаблона, на котором этот документооборот будет основан. Чтобы выбрать шаблон, необходимо выполнить следующие действия.

1. В модуле, для которого требуется создать документооборот, щелкните Настройка > Конфигурации документооборота.

   Откроется форма Конфигурация документооборота.

2. Нажмите Создать.

   Откроется форма Создание конфигурации: выбор шаблона.

3. Выберите шаблон, который станет основой для нового документооборота. Нажмите Создать конфигурацию.

   Откроется форма Документооборот: <название документооборота>. В этой форме нужно выполнить следующие процедуры.

Чтобы ввести название документооборота, необходимо выполнить следующие действия.

1. В форме Бизнес-правило: <Имя бизнес-правила>перейдите на вкладку Общие.

2. В поле Имявведите уникальное название документооборота.

   Например, пусть требуется создать документообороты заявок на закупку для каждой страны или региона, в которых работает компания. Можно назвать документооборот заявок на закупку Заявки на закупку: Данияили Заявки на закупку: Испания.

Владелец документооборота— это лицо, которое будет управлять данным документооборотом и поддерживать его. Чтобы указать владельца документооборота, необходимо выполнить следующие действия.

1. В форме Бизнес-правило: <Имя бизнес-правила>перейдите на вкладку Общие.

2. Из списка Владелецвыберите имя сотрудника, который будет управлять этим документооборотом.

Можно добавить инструкции для пользователей, представляющих документы на обработку и утверждения. (В этой документации такие пользователи обозначены как инициаторы.)

Например, пусть требуется создать документооборот заявок на закупку. Предоставленные инструкции смогут просматривать пользователи, которые вводят заявки на закупку в форме Заявки на закупку.

Чтобы ввести инструкции для пользователей, необходимо выполнить следующие действия.

1. В форме Бизнес-правило: <Имя бизнес-правила>перейдите на вкладку Общие.

2. Щелкните Создать инструкцию. Откроется форма Редактирование сообщения.

3. Из списка Настроенные языкивыберите язык, который будет использоваться при вводе инструкций.

4. Введите инструкции в поле Текст сообщения.

   Для персонализации инструкций можно вставить заполнители, которые будут заменены соответствующими данными, когда пользователи будут просматривать инструкции.

   Чтобы вставить заполнитель:

   • Щелкните нужную позицию в тексте сообщения, чтобы указать, где должен находиться заполнитель.

   • В списке Доступные заполнителивыберите заполнитель, который требуется вставить.

   • Нажмите Вставить.

5. Выполните шаги 3 - 4 для каждого языка из списка Настроенные языки.

   Если инструкции для какого-либо из перечисленных языков не введены, а клиент Microsoft Dynamics AX пользователя настроен на использование этого языка, этот пользователь увидит инструкции на языке по умолчанию.

6. Нажмите кнопку ОК. Отображается форма Workflow: <Workflow Name>.

Можно создать несколько бизнес-правил на основе одного и того же шаблона. Например, можно создать бизнес-правило заявок на закупку для каждой страны или региона, в котором ведется деятельность, такое как Заявки на закупку: Данияи Заявки на закупку: Испания.

Если в основе нескольких бизнес-правил лежит один и тот же шаблон, необходимо указать, когда следует использовать каждое бизнес-правило. В приведенном выше примере нужно указать, что:

• документооборот Заявки на закупку: Дания должен использоваться, если страна (регион) = DK;

• документооборот Заявки на закупку: Испания должен использоваться, если страна (регион) = ES.

Чтобы указать, когда следует использовать настраиваемый документооборот, необходимо выполнить следующие действия.

1. В форме Бизнес-правило: <Имя бизнес-правила>перейдите на вкладку Общие.

2. Разверните область Настройка условия использования.

3. Щелкните Добавить условие.

4. Введите условие.

5. При необходимости введите дополнительные условия.

6. Чтобы убедиться, что введенные условия настроены верно, нажмите Проверить условие. Откроется форма Редактор условий бизнес-правил.

   Выберите запись в области Проверка условияформы. Щелкните Тест. Система оценит запись и определит, соответствует ли она указанным вами условиям.

   Например, пусть создается документооборот заявок на закупку для Испании. В области Проверка условияэтой формы будет выведен список заявок на закупку. Если нажать кнопку Проверить, система проверит выбранную заявку на закупку, чтобы определить, соответствует ли она условию страна (регион) = ES.

7. Нажмите кнопку ОК. Отображается форма Workflow: <Workflow Name>.

В зависимости от выбранного шаблона документооборота к данному документообороту, возможно, уже были добавлены задачи и процессы утверждения. В форме Документооборот: <название документооборота>перейдите на вкладку Подробно, чтобы настроить имеющиеся и добавить новые элементы этого документооборота. Пошаговые инструкции см. в следующих разделах:

• Настройка задачи

• Настройка процесса утверждения

• Настройка процесса вспомогательного документооборота

Чтобы ввести замечания об изменениях, внесенных в данный документооборот, необходимо выполнить следующие действия.

1. В форме Документооборот: <название документооборота>перейдите на вкладку Примечания.

2. В поле Замечаниявведите свои замечания.

3. Проверьте введенные замечания. После того как они будут добавлены, изменить их будет невозможно.

4. Нажмите Добавить.

   Замечания будут добавлены в поле Журнал замечаний.

Когда документ представлен на обработку и утверждение, создается экземпляр документооборота. При запуске, завершении или отмене экземпляров документооборота (созданных на основе данного документооборота), а также при их остановке из-за ошибки пользователям могут быть отправлены уведомления.

Чтобы указать, когда следует отправлять уведомления, необходимо выполнить следующие действия.

1. В форме Документооборот: <название документооборота>перейдите на вкладку Уведомление.

2. Установите флажки для нужных событий:

   • Завершено— если этот флажок установлен, уведомления будут отправляться при завершении экземпляра документооборота;.

   • Запущено— если этот флажок установлен, уведомления будут отправляться при запуске экземпляра документооборота;

   • Остановлено (ошибка)— если этот флажок установлен, уведомления будут отправляться, если экземпляр документооборота остановлен из-за ошибки;

   • Отменено— если этот флажок установлен, уведомления будут отправляться при отмене экземпляра документооборота;

   • Остановлено (неустранимая ошибка)— если этот флажок установлен, уведомления будут отправляться, если экземпляр документооборота остановлен из-за неустранимой ошибки.

3. Для каждого отмеченного события укажите получателей уведомлений. Выполните следующие действия.

   • Выберите событие.

   • Нажмите Выбрать. Откроется форма Назначение.

   • Если требуется отправлять уведомления всем пользователям в определенной группе, установите переключатель в положение По ролям, а затем выберите нужную группу пользователей.

   • Если требуется отправлять уведомления отдельным пользователям, установите переключатель в положение По пользователям, а затем выберите нужных пользователей.

   • Нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть форму Назначение.

4. Чтобы ввести текст уведомления, нажмите Создать сообщение.

   Откроется форма Редактирование сообщения.

5. Из списка Настроенные языкивыберите язык, который будет использоваться при вводе текста.

6. Введите нужный текст в поле Текст сообщения.

   Для персонализации текста можно вставить заполнители, которые будут заменены соответствующими данными, когда пользователи будут просматривать уведомление.

   Чтобы вставить заполнитель:

   • Щелкните нужную позицию в тексте сообщения, чтобы указать, где должен находиться заполнитель.

   • В списке Доступные заполнителивыберите заполнитель, который требуется вставить.

   • Нажмите Вставить.

7. Выполните шаги 5 - 6 для каждого языка из списка Настроенные языки.

   Если текст для какого-либо из перечисленных языков не введен, а клиент Microsoft Dynamics AX пользователя настроен на использование этого языка, этот пользователь увидит данный текст на языке по умолчанию.

8. Нажмите кнопку ОК. Отображается форма Workflow: <Workflow Name>.

9. Закройте форму Документооборот: <название документооборота>.

   Откроется форма Конфигурация документооборота. В ней нужно выполнить следующие процедуры.

Можно создать несколько документооборотов на основе одного и того же шаблона. Например, пусть имеются следующие документообороты заявок на закупку:

• Заявки на закупку: Дания— этот документооборот используется, если страна (регион) = DK;

• Заявки на закупку: Испания— этот документооборот используется, если страна (регион) = ES.

Если в основе нескольких документооборотов лежит один и тот же шаблон, необходимо указать, какой из них используется как документооборот по умолчанию. Документы, не соответствующие ни одному из указанных условий, будут обрабатываться в соответствии с документооборотом по умолчанию.

Например, пусть новый сотрудник из Норвегии отправляет на утверждение заявку на закупку. Согласно предыдущему примеру, эта заявка на закупку не соответствует ни одному из условий документооборотов. В этом случае заявка на закупку могла бы обрабатываться в рамках документооборота, используемого по умолчанию.

Чтобы задать документооборот как используемый по умолчанию, необходимо выполнить следующие действия.

1. В форме Конфигурация бизнес-правилвыберите вкладку Обзор.

2. Выберите документооборот, который должен использоваться по умолчанию.

3. Нажмите кнопку Настроить по умолчанию.

После того как настройка документооборота завершена, его можно активировать, выполнив следующие действия. Когда документооборот станет активным, пользователи смогут представлять документы на обработку и утверждение.

1. В форме Конфигурация бизнес-правилвыберите вкладку Обзор.

2. Выберите документооборот, который требуется активировать.

3. Перейдите на вкладку Общие. На этой вкладке перечислены разные существующие версии данного документооборота. (Новая версия создается каждый раз при изменении документооборота.)

4. Выберите нужную версию, а затем нажмите кнопку Задать как активный.